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政策法规

水利工程建设项目档案管理规定

部直属各单位,各省、自治区、直辖市水利(水务)厅(局),各计划单列市水利(水务)局,新疆生产建设兵团水利局: 

《九游会真人 - 九游会平台》已经太阳3部务会议审议通过,现印发给你们,请结合实际认真抓好贯彻执行。 

太阳3

2021年6月25日 

水利工程建设项目档案管理规定 

第一章 总则 

第一条 为了进一步加强水利工程建设项目档案(以下简称项目档案)规范化管理,根据《太阳3》《太阳3》《太阳3》等法律法规和标准规范,结合项目档案管理工作实际,制定本规定。 

第二条 项目档案是指水利工程建设项目在前期、实施、竣工验收等各阶段过程中形成的,具有保存价值并经过整理归档的文字、图表、音像、实物等形式的水利工程建设项目文件(以下简称项目文件)。 

第三条 项目档案工作是水利工程建设项目建设管理工作的重要组成部分,应融入建设管理全过程,纳入建设计划、质量保证体系、项目管理程序、合同管理和岗位责任制,与建设管理同步实施,所需费用应列入工程投资。 

第四条 项目档案应完整、准确、系统、规范和安全,满足水利工程建设项目建设、管理、监督、运行和维护等活动在证据、责任和信息等方面的需要。 

第五条 涉及国家秘密的项目档案管理工作,必须严格执行国家和水利工作中有关保密法律法规和规定。 

第六条 各级水行政主管部门、流域管理机构应按照管理权限和职责范围,会同档案主管部门做好项目档案监督检查和指导工作。 

第七条 本规定适用于大中型水利工程建设项目(含1、2、3级堤防工程,包括新建、扩建、改建、除险加固等项目)的档案管理活动。其他水利工程建设项目可参照执行。 

第二章 组织机构及职责任务 

第八条 项目法人对项目档案工作负总责,实行统一管理、统一制度、统一标准;业务上接受档案主管部门和上级主管部门的监督检查和指导。主要履行以下职责任务: 

(一)明确档案工作的分管领导,设立或明确与工程建设管理相适应的档案管理机构;建立档案管理机构牵头,工程建设管理相关部门和参建单位参与、权责清晰的项目档案管理工作网络。 

(二)制定项目文件管理和档案管理相关制度,包括档案管理办法、档案分类大纲及方案、项目文件归档范围和档案保管期限表、档案整编细则等。 

(三)在招标文件中明确项目文件管理要求。与参建单位签订合同、协议时,应设立专门章节或条款,明确项目文件管理责任,包括文件形成的质量要求、归档范围、归档时间、归档套数、整理标准、介质、格式、费用及违约责任等内容。监理合同条款还应明确监理单位对所监理项目的文件和档案的检查、审查责任。 

(四)建立项目文件管理和归档考核机制,对项目文件的形成与收集、整理与归档等情况进行考核。对参建单位进行合同履约考核时,应对项目文件管理条款的履约情况做出评价;在合同款完工结算、支付审批时,应审查项目文件归档情况,并将项目文件是否按要求管理和归档作为合同款支付前提条件。应将项目档案信息化纳入项目管理信息化建设,统筹规划、同步实施。 

(五)对档案主管部门和上级主管部门在项目档案监督检查工作中发现的问题及时整改落实,对检查发现的档案安全隐患应及时采取补救措施予以消除。 

第九条 项目法人与参建单位应配备满足工作需要的档案管理人员,在工程建设期间不得随意更换,确需变动的,必须对其负责的项目文件办理交接手续。 

档案管理人员应具备档案专业知识和技能,掌握一定的工程管理和水利工程技术专业知识,经过项目档案管理业务培训。 

第十条 项目法人与参建单位应保障档案工作经费,满足项目文件收集整理归档、档案库房管理、档案信息化建设、档案数字化及服务外包等工作需要。 

第十一条 项目法人档案管理机构主要履行以下职责任务: 

(一)组织协调工程建设管理相关部门和参建单位实施项目档案管理相关制度。 

(二)负责制定项目档案工作方案,对参建单位进行项目文件管理和归档交底。 

(三)负责监督、指导工程建设管理相关部门及参建单位项目文件的形成、收集、整理和归档工作。 

(四)组织工程建设管理相关人员和档案管理人员开展档案业务培训。 

(五)参加工程建设重要会议、重大活动、重要设备开箱验收、专项及阶段性检查和验收。 

(六)负责审查项目文件归档的完整性和整理的规范性、系统性。 

(七)负责项目档案的接收、保管、统计、编研、利用和移交等工作。 

第十二条 项目法人工程建设管理相关部门主要履行以下职责任务: 

(一)负责对水利工程建设项目技术文件的规范性提出要求。 

(二)负责对勘察、设计、监理、施工、总 承包、检测、供货等单位归档文件的完整性、准确性、有效性和规范性进行审查。 

(三)负责对本部门形成的项目文件进行收发、登记、积累和收集、整理、归档。 

第十三条 参建单位主要履行以下职责任务: 

(一)建立符合项目法人要求且规范的项目文件管理和档案管理制度,报项目法人确认后实施。 

(二)负责本单位所承担项目文件收集、整理和归档工作,接受项目法人的监督和指导。 

(三)监理单位负责对所监理项目的归档文件的完整性、准确性、系统性、有效性和规范性进行审查,形成监理审核报告。 

第十四条 实行总承包的建设项目,总承包单位应负责组织和协调总承包范围内项目文件的收集、整理和归档工作,履行项目档案管理职责和任务。各分包单位负责其分包部分文件的收集、整理,提交总承包单位审核,总承包单位应签署审查意见。 

第三章 项目文件管理 

第十五条 项目文件内容必须真实、准确,与工程实际相符;应格式规范、内容准确、文字清晰、页面整洁、编号规范、签字及盖章完备,满足耐久性要求。 

第十六条 水利工程建设项目重要活动及事件,原始地形地貌,工程形象进度,隐蔽工程,关键节点工序,重要部位,地质、施工及设备缺陷处理,工程质量或安全事故,重要芯样,工程验收等,必须形成照片和音视频文件。 

第十七条 竣工图是项目档案的重要组成部分,一般由施工单位负责编制,须符合《太阳3注册》(附件1)。 

第十八条 项目法人负责组织或委托有资质的单位编制工程总平面图和综合管线竣工图。 

第十九条 项目文件应在文件办理完毕后及时收集,并实行预立卷制度。工程建设过程中形成的、具有查考利用价值的各种形式和载体的项目文件均应收集齐全,并依据归档范围确定其是否归档。 

第二十条 项目文件整理应遵循项目文件的形成规律和成套性特点,按照形成阶段、专业、内容等特征进行分类。 

项目文件组卷及排列可参照《太阳3》(DA/T 28);案卷编目、案卷装订、卷盒、表格规格及制成材料应符合《太阳3》(GB/T 11822);数码照片文件整理可参照《太阳3》(DA/T 50);录音录像文件整理可参照《九游会真人 - 九游会平台》(DA/T 78)。 

第四章 项目文件归档 

第二十一条 项目法人应按照《太阳3注册》(附件2),结合水利工程建设项目实际情况,制定本项目文件归档范围和档案保管期限表。 

第二十二条 归档的项目文件应为原件。因故使用复制件归档时,应加盖复制件提供单位公章或档案证明章,确保与原件一致,并在备考表中备注原件缺失原因。 

第二十三条 项目法人与参建单位按照职责分工,分别组织对归档文件进行质量审查。对审查发现的问题,各单位应及时整改,合格后方可归档。每个审查环节均应形成记录和整改闭环。 

(一)施工文件、设备采购制造文件组卷、整理完毕并自查后,依次由监理单位、项目法人工程建设管理部门、项目法人档案管理机构进行审查。 

(二)信息系统文件组卷、整理完毕并自查后,依次由监理单位、项目法人信息化管理部门、项目法人档案管理机构进行审查。 

(三)监理文件、总承包文件(实行总承包建设模式的项目)、科研项目文件和第三方检测文件组卷、整理完毕并自查后,依次由项目法人工程建设管理部门、项目法人档案管理机构进行审查。 

(四)项目法人各部门文件依次由部门负责人、项目法人档案管理机构进行审查。 

第二十四条 项目文件经规范整理及审查后应及时归档。 

(一)前期文件在相关工作结束时归档; 

(二)管理性文件宜按年度归档,同一事由产生的跨年度文件在办结年度归档; 

(三)施工文件(含竣工图)在项目合同验收后归档,建设周期长的项目可分阶段或按单位工程、分部工程归档; 

(四)设备制造采购文件在相关工作完成后归档; 

(五)信息系统开发文件在系统验收后归档; 

(六)监理文件在监理的项目合同验收后归档; 

(七)第三方检测文件在检测工作完成后集中归档; 

(八)科研项目文件在结题验收后归档; 

(九)生产准备、试运行文件在试运行结束时归档;